Vuoden 2025 aikana L&T toteutti historiansa laajimman ja merkittävimmän toimintamalli- ja järjestelmäuudistuksen, kun jätehuollon, kierrätyslaitosten ja vaarallisten jätteiden palveluiden toimintamallit ja palveluiden taustalla pyörivä ydinjärjestelmäkokonaisuus uudistettiin vaiheittain. Uudistuksen avulla L&T voi tarjota aiempaa reaaliaikaisempaa jätehuollon dataa ja reagoida ketterästi myös tulevaisuuden kiristyviin viranomaisvaatimuksiin.
L&T:llä kyseessä ei kuitenkaan ollut pelkkä tekninen toiminnanohjausjärjestelmäuudistus, vaan projektin lähtökohdaksi valittiin liiketoimintavetoinen kehittäminen. Kokonaisvaltaisessa muutoksessa kehityksen keskiöön asetettiin pelkän ICT-näkökulman sijaan arjen toimintamallit ja prosessit.
- Uudistusta lähdettiin rakentamaan toimintamallien ja prosessien kautta, mutta toki muutosta ajoi vahvasti sekin, että vanha järjestelmäkokonaisuus oli tulossa tiensä päähän. Emme kuitenkaan lähteneet uusimaan pelkästään järjestelmiä, vaan tarkastelimme kokonaisuutta ensisijaisesti toimintamallien ja pitkien prosessien kautta. Alkuvaiheessa kävimme läpi ja määrittelimme uudestaan yli sata palveluliiketoiminnan toimintamallia. Tavoitteena oli luoda näitä toimintamalleja tukemaan järjestelmäkokonaisuus, joka toimii liiketoiminnan arjessa ja jota voidaan jatkokehittää aiempaa ketterämmin, L&T:n talous- ja kehitysjohtaja Elina Ahmasalo taustoittaa.
Kehitysprojektissa oli alusta asti tiiviisti mukana kymmeniä osaajia L&T:n liiketoiminnasta, ja loppukäyttäjiä valtakunnallisesti pitkälti yli tuhat. Projektin onnistumisen kannalta oli ratkaisevaa, että L&T:n henkilöstöä otettiin monipuolisesti eri rooleista mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Näin varmistettiin, että järjestelmät ja toimintamallit tukevat arjen tekemistä. Projektin aikana syntyi L&T:llä myös monia ammatillisia kasvutarinoita.
- Henkilöstön sitouttaminen suunnitteluun oli iso ponnistus sisäisesti. Halusimme ehdottomasti kuitenkin irrottaa linjaorganisaatiosta esimerkiksi työnjohtajia, kuljettajia ja palveluneuvojia mukaan suunnitteluun, sillä he toivat kehitystyöhön erittäin arvokasta arjen näkemystä. Näin tomintamalleista ja järjestelmistä oli mahdollista saada aidosti arjessa toimiva kokonaisuus, joka ei ollut ylhäältä annettu, vaan yhdessä rakennettu ratkaisu, kertoo L&T:n kehityspäällikkö Suvi Sutinen.
Elina Ahmasalo ja Suvi Sutinen vastasivat L&T:llä kehitysprojektin johtamisesta ja käyttöönotoista.
Yhteinen tavoite: sujuva arki suurten volyymien keskellä
Jäteautojen, kierrätyslaitosten ja astiatyhjennysten taustalla pyörii useita erilaisia tietojärjestelmiä. Volyymit L&T:n jätehuollossa ovat huomattavan isot: valtakunnallisesti jätehuollon ja vaarallisten jätteiden tilauksia ajetaan kymmeniä tuhansia päivässä, kuormia puretaan kymmeniätuhansia kuukausittain, ja astiatyhjennyksiä kertyy vuositasolla yli 10 miljoonaa. Prosessin eri kohdissa käytetään eri järjestelmiä lähtien tarjouksen tekemisestä asiakkaalle aina jäteautonkuljettajan ajoneuvosovellukseen ja kierrätyslaitoksella kuorman punnitsemisessa käytettävään vaakapalveluun.
Kokonaisuuden ytimessä on moderni Microsoft Dynamics365 -ratkaisu, jonka avulla dataa voidaan hyödyntää laajemmin, prosessin osia automatisoida ja toimintaa kehittää jatkuvasti. Toteutus tehtiin tiiviissä yhteistyössä päätoimittajakumppani Fellowmindin kanssa. Yhteinen tavoite oli taata sujuva arki niin L&T:n tuotannon yksiköissä kuin tukitoiminnoissa.
- Uudessa kokonaisuudessa on mukana useita järjestelmiä ja näin ollen myös järjestelmien välisiä monimutkaisiakin integraatioita. Paletin yhteensovittaminen ei ollut helpoimmasta päästä, mutta yhdessä Fellowmindin kanssa rakensimme yhden tiimin, jossa kaikki työskentelivät yhteisen päämäärän ja L&T:lle sopivien ratkaisujen löytämisen eteen, Ahmasalo kertoo.
Uudistuksen myötä L&T:lle rakentui moderni, skaalautuva ja jatkokehitettävä järjestelmäkokonaisuus. Ratkaisu mahdollistaa jatkossa automaation ja tekoälykyvykkyyksien hyödyntämisen entistä tehokkaammin. Kokonaisuuden avulla L&T pystyy tarjoamaan jätehuollon ja kierrätyksen asiakkailleen aiempaa reaaliaikaisempaa jätehuollon dataa ja mahdollistaa myös ketterän reagoinnin tulevaisuuden kiristyviin viranomaisvaatimuksiin.
- Uudet, yhtenäiset toimintamallit ja modernille alustalle tehty uusi järjestelmäkokonaisuus ovat mahdollistajia tulevaisuuden kasvulle ja entistä ketterämmälle palvelulle. Jatkokehityksen suuntaviivoja suunnitellaan parhaillaan, ja kehitystyötä pääsevät jatkossakin tekemään L&T:n liiketoiminnan arjen osaajat, Ahmasalo hymyilee.
Käyttöönotto vaiheittain ihmiseltä ihmiselle
Käyttöönotot toteutettiin hallitun kokoisissa osissa. Ennen pääkäyttöönottovaihetta tehtiin mahdollisimman paljon valmistelevia käyttöönottoja esimerkiksi uuden tarjoustyökalun, ajoneuvosovelluksen ja vaakapalvelun osalta. Näin isoille henkilöstöryhmille, kuten esimerkiksi jäteautonkuljettajille, varsinainen pääkäyttöönottovaihe ei tuonut arkeen enää juurikaan uutta.
Kokonaisuuden pääkäyttöönottovaihe alkoi uusien toimintamallien ja järjestelmäkokonaisuuden pilotoinnilla Hämeenlinnan ja Jyväskylän pilottiyksiköissä. Kattavan pilotoinnin jälkeen järjestelmä otettiin käyttöön porrastetusti käyttöönottoaalto kerrallaan. Valtakunnallisesti kokonaisuuden käyttöönottavia tuotannon yksiköitä oli yhteensä yli neljäkymmentä.
– Yksi iso yhtäaikainen lanseeraus, jossa ihmiset olisivat jääneet enemmän tai vähemmän yksin uuden edessä, ei ollut meillä missään kohtaa vaihtoehtona. Käyttöönottojen suunnittelun kantavana ajatuksena oli ennemmin "ihmiseltä ihmiselle". Päätimme siksi edetä aalloissa, ja toistimme käyttöönottoaalloissa pilotista saakka opittua hyvää tekemistä. Meidän omat, projektissa työskentelevät osaajat pitivät valmennukset itse paikan päällä yksiköissä eri puolilla Suomea. Halusimme varmistaa henkilökohtaisen tuen myös käyttöönottohetkellä, ja siksi valmentajat olivat lähitukena opastamassa ensimmäisten käyttöönottoviikkojen aikana, Sutinen kertoo.
- Olen tosi ylpeä meidän projektin porukasta, joka veti käyttöönottovaiheen todella ammattimaisesti läpi. Mittava uudistus ei myöskään missään kohtaa aiheuttanut katkoksia tai jatkuvuushaasteita liiketoimintaan. Arjessa jäteastiat tyhjentyivät ja asiakkaiden palvelut pyörivät normaalisti, vaikka kannen alla työstettiin isoa muutosta, Ahmasalo hymyilee.