Arkistot tulee tuhota kaikenkokoisissa yrityksissä säännöllisesti, koska esimerkiksi henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei saa turhaan säilyttää. Arkistojen tuhoamisessa on tärkeää varmistaa tietosuojattujen aineistojen turvallinen hävittäminen läpi koko tuhousprosessin. Lassila & Tikanojan tietosuojapalveluissa aineistot pidetään suojassa ja lukittuina koko matkan asiakkaalta käsittelylaitokselle. Aineiston asianmukainen koskemattomuus säilyy myös läpi tuhousprosessin.
Suomessa arkistojen säilytysaikaa säätelevät arkistolaki ja tiedonhallintalaki. Esimerkiksi viranomaisten asiakirjoja säilytetään niiden merkityksellisyyden perusteella, kun taas kirjapitoaineistoja tulee yrityksissä säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tietosuojalaki ja EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) määräävät, että henkilötietoja sisältävät aineistot tulee hävittää asianmukaisesti, kun niitä ei enää tarvita. Myös sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjat tulee tuhota heti, kun niiden säilytysaika on päättynyt. Arkistojen tuhoaminen koskee myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä.
L&T:n tietoturvapalveluiden palvelupäällikkö Jukka Huurinainen kertoo, että arkistojen turvallinen hävitys on L&T:llä suljettu ja varmistettu prosessi, jonka kaikki vaiheet ovat suunnitteluja ja aikataulutettuja. Asiakkaille etsitään aina arkiston kokoon ja luonteeseen parhaiten sopiva ja kustannustehokkain vaihtoehto. L&T:n tietosuojapalvelu toimii valtakunnallisesti.
Näin paperisen tai sähköisesti tallennetun asiakirjan tuhoamisprosessi etenee:
- Tilauksen asiakirjojen hävittämistarpeesta voi tehdä verkon kautta tai asiakaspalvelusta.
Tilauksen perusteella L&T:n tietoturvapalvelun asiantuntijat tekevät asiakkaan kanssa kartoituksen tuhottavien asiakirjojen luonteesta, määrästä ja murskauksen aikataulusta. - Seuraavaksi määritetään tarvittavien keräysastioiden koko. Samalla selvitetään, millaisista tiloista lukitut tietosuoja-astiat haetaan sekä millaisia kulkureittejä pitkin ne siirretään sisätiloista ulkona odottavaan erikoisvarusteltuun tietosuoja-ajoneuvoon. Materiaalit voidaan noutaa myös asiakkaan luota keskitetysti yhdestä paikasta. Autot ovat joko lukittavia ja pakkaavia ajoneuvoja tai kappaletavarakuorma-autoja. L&T:n tietoturvapalvelun työntekijät siirtävät materiaalit autoon.
- Kuljetuksen aikana lasti on koko ajan valvottuna ja materiaali tuodaan L&T:n Keravan toimipisteen murskaamoon tai tietosuojavalvottuun lähimpään L&T:n terminaaliin välivarastointiin.
- L&T:n Keravan tietosuojamateriaalin tuhoamisyksikössä lasti otetaan vastaan ja punnitaan. Lasti puretaan ja astiat pidetään lukittuina siihen asti, kunnes materiaali kumotaan ja yhdistetään muihin vastaaviin tuhoamiseen meneviin aineistoihin. Paperinen arkisto siirtyy linjaa pitkin murskattavaksi. Digitaalinen aineisto, kuten levykkeet ja muistitikut, siirtyy omalle linjastolleen tuhottavaksi. Asiakkaiden materiaalit sekoittuvat toisiinsa murskauksessa.
- Arkistomateriaali tuhotaan DIN 66399 -turvaluokituksen mukaisesti murskaamalla partikkelikokoon P-3, P-4 tai P-5. Esimerkiksi P-3-luokassa paperisilppu on maksimissaan 320 mm² kokoista ja P-5 partikkelikoko on maksimissaan 30 mm². Silppu on niin pientä, ettei siitä näe lukea esimerkiksi kirjaimia tai sanoja. Pienin koko vastaa paperipölyä.
- Murskauksen jälkeen paperisilppu paalataan. Materiaali toimitetaan paalauksen jälkeen paperiteollisuuden raaka-aineeksi.
- Asiakas saa pyydettäessä todisteeksi tuhoustodistuksen, josta selviää kuljetuksen ja tuhoamisen yksityiskohdat, kuten vastaanotetun tietosuojamateriaalin määrä ja tuhoamisen loppupartikkelikoko. Raportti vastaa lain ja asetusten vaatimuksia. L&T:n yritysasiakkaiden Ympäristönetti-palvelun kautta saa myös dataa kuljetuksen ja tuhoamisen hiilijalanjäljestä sekä mahdollisesta muusta ei-tietosuojavaatimuksia sisältävien jätteiden käsittelystä.
- L&T:n tietoturvapalvelun henkilökunta on koulutettu ja he käyvät läpi turvallisuusselvitykset. Koko prosessin ajan otetaan huomioon materiaalin arkaluontoisuus ja turvallisuus. Myös työturvallisuus on huomioitu prosessin kaikissa vaiheissa.
- Paperisilppu saa uuden elämän esimerkiksi sanomalehti- tai pehmopaperina. L&T ohjaa materiaalit ensisijaisesti teollisuuden raaka-aineeksi.
- Myös ne arkistomateriaalit, joita ei tarvitse tuhota tietosuojavaatimusten mukaisesti, kerätään omiin kierrätysastioihinsa ja ohjataan uusiokäyttöön.
Paperisten asiakirjojen sekä digitaalisten tallenteiden, kuten muistitikkujen ja CD-levyjen lisäksi turvaluokituksen mukainen tuhous voidaan tehdä esimerkiksi kopiokoneille, pöytäkoneille ja kannettaville tietokoneille.
