Suomalaisessa tiedonhallinnan asiantuntijayrityksessä Valorossa arvostetaan Lassila & Tikanojan tietosuojapalvelujen joustavaa ja laajaa palvelua tietosuojan sisältävien asiakirjojen tuhoamisessa. Tärkeintä on kuitenkin luottamus siihen, että tietosuojamateriaalien turvallisuus ja koskemattomuus on taattu niin kuljetuksen kuin aineistojen murskauksenkin ajan.
Valoron toiminta jakaantuu kahteen osa-alueeseen eli asiakasyritysten fyysisten arkistojen ja sähköisten materiaalien säilyttämiseen ja niiden hallitsemiseen sekä digitointipalveluun, jossa käsitellään eri muodoissa olevia aineistoja ja tuotetaan niistä tietoa oikeanlaisena ja oikea-aikaisesti. Toimitusjohtaja Kimmo Kakko kertoo, ettei toiminta ole pelkästään arkistohotellimaista tiedon säilyttämistä, vaan he hallinnoivat tietoa ja esimerkiksi käsittelevät digitaalisia materiaaleja, kuten verkkolomakkeita ja etsivät tietoja vaikkapa pdf:stä ja sähköposteista. Arkistojen tulee olla turvallisesti säilytettyinä, mutta tiedon helposti saatavilla.
– Näin asiakkaat voivat keskittyä omaan liiketoimintaansa, kun me haemme heille materiaalivirroista tarvittavat tiedot, Kakko tiivistää.
Valoron toiminta sai alkunsa finanssimaailman tarpeista, ja on viime vuosina laajentunut tiedonhallinnan asiantuntijaksi. Kakko korostaa, että he ovat kokonaan kotimainen yritys, eikä tietoja missään vaiheessa siirretä pois Suomesta. Valoron asiakkaita ovat muun muassa Varma, Lähi-Tapiola ja Valtiokonttori.
– Olemme osa huoltovarmuusketjua, Kakko sanoo.
Arkistopalvelupäällikkö Sini Hietala kertoo asiakirjojen sisältävän esimerkiksi henkilötietoja, joten niiden arkistointia säätelevät muun muassa Suomen lait ja EU-asetukset. Paperisia arkistoja mappeineen on fyysisesti arkistoituna kilometreittäin, ja suurin osa materiaalista sisältää tietosuojan. Vanhempaa digitaalista materiaalia on myös mikrofilmeillä, kun taas uudempaa aineistoa on tallennettu tietoturvatoimenpiteillä suojattuihin Suomessa sijaitseviin pilvipalveluihin.
Luotettavat ja kustannustehokkaat ratkaisut tietosuojajätteen tuhoukseen
Koska arkistoja ei saa eikä kannata säilyttää turhaan, on Valoron toiminnan yksi keskeinen osa tietosuojatun arkistomateriaalin turvallinen tuhoaminen.
– Paperin ja pilvessä olevan tiedon lisäksi meillä on tuhottavaksi menevää muuta tietosuojajätettä, kuten filmejä, muovia, pahvia sekä sähkö- ja elektroniikkaromua. SE-romua ovat esimerkiksi puhelimet ja tietokoneet, Hietala luettelee.
L&T:n tietosuojapalveluiden palvelupäällikkö Jukka Huurinainen olikin innoissaan syksyllä 2023, kun Valorosta otettiin yhteyttä ja kysyttiin tarjousta tietosuojatun materiaalin tuhoamisesta. Hän lähtee aina mielellään pohtimaan uuden asiakkaan tarpeita ja niihin ratkaisuja.
Neuvotteluissa edettiin nopeasti, koska täysin kotimaisesti toimiva L&T pystyi tarjoamaan laajasti ja valtakunnallisesti toimivan asianmukaisen ja koko prosessin kattavan tieturvallisen asiakirjojen tuhoamispalvelun ja siihen liittyvän raportoinnin. L&T:n tietosuojapalvelut kattavat GDPR:n sekä Suomen arkisto- ja tiedonhallintalakien mukaisen tietosuojatun materiaalin tuhoamisen vaatimukset. Valoro ja L&T ovat jatkuvan toiminnan lisäksi hoitaneet yhdessä erillisiä arkistojen tuhoamisprojekteja, joissa on tarvittu tietoturvallista hävittämistä.
Meille oli tärkeää saada samalta toimijalta tietosuojapalveluja laajasti ja ketterästi. Aikataulumme ovat välillä kiireisiä, joten palvelun nopeus ja joustavuus olivat keskeisiä elementtejä. L&T:ltä saimme ratkaisuja ja vastauksia moniin tarpeisiimme
– Kaikista tärkeintä kumppanin valinnassa oli luotettavuus, Kakko jatkaa ja kertoo, että tietosuoja-asioissa tullaan entisestään tiukentamaan turvallisuuskriteereitä aineistojen arkistoinnissa.
Huurinainen sanoo, että L&T:n tavoitteena on löytää parhaat ja myös kustannustehokkaat ratkaisut arkistojen tuhokseen. Tehokkuutta voidaan lisätä esimerkiksi oikein mitoitetuilla astioilla, lajittelulla ja noutojen aikatauluttamisella.
– Prosessimme ovat läpinäkyviä, mikä on olennaista tietoturvallisuuteen liittyvässä toiminnassa, Huurinainen toteaa.
Tietosuojan säilymiseen lukitut astiat ja valvottu kuljetus
L&T noutaa Valorosta vähintään joka toinen viikko tietosuojamateriaalia ja lajiteltua keräyspaperiakin pari kertaa kuukaudessa.
Huurinainen kertoo, että L&T:n erikoisvarustetut tietosuojamateriaalin kuljetetukseen tarkoitetut autot hakevat sovitusti tuhottavan arkiston Valorosta. Kuljetus jatkuu lukittuna L&T:n Keravan toimipisteeseen, jossa tietosuoja-astiat puretaan ja materiaali siirtyy murskauslinjalle.
– Arkistomateriaali on koko kuljetuksen ajan tietoturvallisesti koskemattomana ja kuljetusta voidaan seurata gps:n avulla. Tietosuojapalvelussamme työskentelevät kuljettajat ja muu henkilökuntamme on koulutettua ja heille tehdään turvallisuusselvitykset, Huurinainen toteaa.
Murskauksessa materiaalista tulee partikkelikooltaan hyvin pientä paperisilppua, josta tiedon takaisin kokoaminen on mahdotonta. Silppu paalataan, ja paalit toimitetaan paperiteollisuuden kierrätysraaka-aineeksi.
L&T:n tietosuojapalveluihin liittyy kattava raportointi. Arkiston tuhoamisesta saa tuhoustodistuksen, jossa kerrotaan mitä on noudettu, kuinka paljon ja minne lasti on purettu. Kuljetuksesta saa selville matkan ja tarvittaessa myös esimerkiksi CO2-päästöt. Itse tuhouksesta selviää myös loppusilpun partikkelikoko.
Tutustu L&T:n tietosuojapalveluihin
Syntyykö yrityksessäsi tietosuojajätettä? L&T:n sertifioitu tietosuojamateriaalin tuhoamispalvelu kattaa salassa pidettävän aineiston keräilyn, kuljetuksen ja murskauksen sekä hyötykäyttöön ohjaamisen. Autamme yritystäsi pitämään tietosuojamateriaalin turvassa!
Yhteistyön asniosta tietosuojamateriaali pysyy turvassa alusta loppuun
Hietala, Kakko ja Huurinainen ovat tyytyväisiä hyvin alkaneeseen tietosuojajätteiden yhteistyöhön, jossa on löydetty toimiva ja vastuullinen tapa tietosuojatun arkistomateriaalin turvalliseen käsittelyyn ja lopulliseen tuhoamiseen.
